工作信息
南京市數碼照片檔案管理規范(暫行)

南京市數碼照片檔案管理規范(暫行)


本規范規定了法人、其他組織和個人在各項社會活動中產生的、對國家和社會有保存價值的數碼照片的形成、積累、整理、歸檔、保管和利用的一般方法。

本市行政區域內法人、其他組織和個人的數碼照片檔案管理適用本規范。

1    引用標準與規范

DA/T22歸檔文件整理規則

GB/T18894電子文件歸檔與管理規范

GB/T11821照片檔案管理規范

2    定義

本規范采用下列定義:

2.1數碼照片:用掃描、數碼照相設備獲得的,以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機系統閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。

2.2數碼照片檔案:法人、其他組織和個人在各項社會活動中形成的,對國家和社會有保存價值的數碼照片。數碼照片檔案一般由數碼照片和對該照片的文字說明兩部分組成。

3  歸檔

3.1歸檔范圍:凡是反映各項社會活動、具有查考利用價值的數碼照片均屬收集歸檔范圍。數碼照片按照采集渠道可以分為:

3.1.1數碼件:指利用數碼照相設備拍攝直接形成的靜態圖像文件。

3.1.2掃描件:指利用掃描儀將紙質照片、底片掃描后形成的靜態圖像文件。

3.2收集歸檔要求:

3.2.1數碼照片的形成部門要制定管理辦法,明確數碼照片歸檔的時間、范圍、格式等要求,保證歸檔數碼照片的質量,同時要有相應的技術措施,確保其真實性、完整性和有效性。

3.2.2數碼照片的形成部門負責對應歸檔的數碼照片進行收集,按規范要求填寫文字說明后及時向檔案室移交,或隨其他載體檔案一起歸檔。

3.2.3數碼照片及其文字說明應同時歸檔。

3.2.4歸檔的數碼照片格式應為TIFF、JPEG格式。對于采用非通用文件格式的數碼照片,收集時應將其在分辨率不變的前提下,轉換成TIFF、JPEG格式,并在備注欄中記載。

3.2.5對具有永久保存價值的數碼照片,歸檔時必須沖印出紙質照片,按雙套制要求保存。紙質照片的檔案管理參照國家標準GB/T11821-2002《照片檔案管理規范》執行。

4  整理

4.1.鑒定:歸檔的數碼照片原則上應為原件,以確保其原始性。照片經過修改的不能作為檔案歸檔。

4.2歸檔的數碼照片應當主題內容明確,易于辨認。

4.3數碼照片檔案的整理應符合《照片檔案管理規范》,每一張照片都應有簡要、準確的文字說明,并能準確概括照片所反映的內容。應按著錄項目要求填寫規范、齊全。

4.3.1著錄項目填寫包含照片號、底片號、參見號、照片題名、拍攝時間、類別、攝影者、保管期限、采集渠道、備注、密級等項。

4.3.1.1照片號:用8位阿拉伯數字表示,即年度+4位流水順序號。使用軟件輔助管理時可在著錄時由軟件自動生成。

4.3.1.2底片號:為掃描數碼照片而設。指原照片的底片號。

4.3.1.3參見號:與本張數碼照片有聯系的其他檔案的檔號。

4.3.1.4照片題名:題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容,人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。

4.3.1.5拍攝時間:照片的拍攝時間,用8位阿拉伯數字按年月日順序表示。

4.3.1.6類別:照片分類。

4.3.1.7攝影者:一般填寫個人,必要時可加填單位。

4.3.1.8保管期限:按照國家照片檔案管理規范要求分為永久、長期和短期。

4.3.1.9采集渠道:根據數碼圖形文件來源標注“數碼件”、“掃描件”。

4.3.1.10備注:其他需要補充和說明的內容。

4.3.1.11密級:指為涉密的數碼照片檔案確定的密級。

4.4數碼照片檔案的分類:數碼照片按其形成年度分類,不同年度的數碼照片應分別整理。形成數碼照片比較多的單位也可按年度——問題進行分類。分類方案應科學合理。

4.5排列:數碼照片檔案應排列有序,反映同一主題活動的照片應排列在一起。

4.6編目:數碼照片檔案應編制光盤目錄和盤內照片目錄。

4.6.1光盤目錄應逐張編制。項目應包括全宗號、光盤號、保管期限、題名、起始年月、終止年月、張數、備注等。

4.6.1.1全宗號:同級檔案館給立檔單位編制的代號。

4.6.1.2光盤號:按形成時間從“1”開始編制流水號。

4.6.1.3題名:全宗名稱+年度+問題+數碼照片文件。

4.6.1.4起始年月:光盤內數碼照片的起始年月。

4.6.1.5終止年月:光盤內數碼照片的終止年月。

4.6.1.6張數:光盤內數碼照片的張數。

4.6.2盤內照片應逐張編制目錄。項目包括全宗號、光盤號、保管期限、照片號、照片題名、責任者、拍攝時間、攝影者、類別、備注等。

4.6.2.1責任者:立檔單位的全稱或通用簡稱。

4.6.3光盤按形成時間為序。光盤上應注明盤號,設置光盤封面,填寫相關內容說明(應包括:全宗號、光盤號、全宗名稱、保管期限、題名、形成時間、張數、類別、套別、制作人、審核人、制作時間等),光盤封面內容與盤內內容要保持一致。

4.6.3.1全宗名稱:立檔單位的全稱或通用簡稱。

4.6.3.2形成時間:光盤內數碼照片檔案的起始年月和終止年月。

4.6.3.3套別:用漢字表示,填寫“封存”、“利用”和“異地保存”三種。

4.6.3.4制作人:制作數碼照片檔案光盤的人員姓名。

4.6.3.5審核人:負責檢查數碼照片檔案光盤質量的人員姓名。

4.6.3.6制作時間:制作數碼照片檔案光盤的時間。

5   存儲

5.1數碼照片檔案的存儲應符合《電子文件歸檔與管理規范》的要求。整理好的數碼照片檔案應脫機保存。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲載體。軟磁盤不能作為數碼照片的存儲載體。

5.2同一個年度的數碼照片檔案應刻錄在一張或多張光盤中。不同年度的數碼照片檔案不應存儲在同一張光盤中。

5.3數碼照片檔案光盤應一式三套,一套封存保管,一套提供利用,一套異地保存。

6   移交

數碼照片檔案在向檔案室(館)移交之前應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗,檢驗項目包括載體是否清潔,是否有劃痕;數碼照片檔案的移交和接收工作可在網絡上進行,但必須履行移交手續。

7   保管

數碼照片檔案的保管應符合《照片檔案管理規范》和《電子文件歸檔與管理規范》的要求。

7.1數碼照片檔案光盤在刻錄時應做封盤處理,以防止覆蓋和擦寫。

7.2數碼照片檔案光盤在使用中要避免對盤體的擦、劃現象。

7.3存放時遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離,環境溫度應控制在17—20℃;相對濕度選定范圍為35%--45%。

7.4每張光盤應有堅硬的塑料包裝盒并豎立存放,不得堆疊存放,避免擠壓和彎折。

7.5要建立數碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗,發現問題應及時采取措施。

8   利用

8.1數碼照片檔案的封存載體不外借。只能以拷貝或網上傳輸的形式提供利用,并應登記。利用者不得超出權限規定范圍,不得私自復制、修改或轉送他人。

8.2利用具有保密要求的數碼照片檔案時,應當遵守國家或部門有關保密的規定,有穩妥的安全保密措施。

9   本規范由南京市檔案局負責解釋

9.1各單位可參照本規范制訂實施細則。

9.2本規范若與國家今后頒發的有關規定不符時,應以國家規定為準。

9.3本規范自2007年 11起執行。

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