南京市實物檔案管理辦法

第一條  為加強實物檔案的管理工作，使實物檔案管理科學化、規范化、標準化，根據《中華人民共和國檔案法》、《南京市檔案條例》等法律法規，結合本市實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市行政區域內的機關、團體、企事業單位及其他組織。

第三條  本辦法所稱實物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。

第四條 市、縣（區）檔案行政管理部門負責對本行政區域內實物檔案管理進行監督和指導。

第五條 實物檔案的歸檔范圍

（一）本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。

（二）上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

（三）本單位對外交往中獲贈的重要紀念品。

（四）本單位組織的各種重大活動中形成的紀念品。

（五）機構成立以來使用過的牌、匾。

（六）本地區、本企業第一批生產的、獲獎的及重要的產品樣品。

（七）其它有保存價值的實物。

第六條 實物檔案的歸檔要求

（一）應歸檔的實物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交；由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門暫時保留的，應先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續。

（二）歸檔的實物要保持整潔、無破損。任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉送他人。

（三）歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。

（四）本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應當拍照歸檔。

第七條 實物檔案的保管期限

實物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。

第八條 實物檔案的整理

（一）歸檔實物的分類：歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。歸檔實物可按物品種類分類；實物檔案較少的單位，可不分類。

（二）歸檔實物的排列：歸檔實物可按種類結合時間進行排列，也可按歸檔時間順序排列。

（四）歸檔實物的編號：歸檔實物應按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實物品像的合適位置粘貼標簽，填寫檔號。歸檔實物的檔號一般由全宗號、類別號、件號組成（不進館單位全宗號不填）。歸檔實物的檔號有兩種格式：

格式一：全宗號－類別號－件號

格式二：全宗號－件號

（五）實物檔案目錄的編制：歸檔實物應按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目（見圖一）。

實物檔案目錄應裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設置全宗名稱、實物類別等項目（見圖二），其中全宗名稱為必填項，實物類別為可選項。

實物檔案目錄及實物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。

第九條 實物檔案的保管

（一）實物檔案應專庫或專柜保管。

（二）存放實物檔案的庫房和櫥柜應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。

（三）易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護，確保實物檔案完好無損。

第十條 實物檔案的利用

（一）利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續。

（二）因舉辦展覽等確實需要使用實物檔案原件，須辦理借用審批手續。

（三）珍貴的或不易搬動的實物檔案，提供實物檔案照片使用。

第十一條 實物檔案的移交

（一）凡列入同級綜合檔案館進館范圍的單位，上一年度實物檔案整理完畢后，應在次年七月二十日前將實物檔案目錄報送同級綜合檔案館備案。經檔案行政管理部門認定具有永久保存價值的實物，應當在五年內移交同級綜合檔案館。

（二）實物檔案移交時，交接雙方應辦理移交手續。

第十二條 市、縣（區）綜合檔案館實物檔案的管理可參照本辦法執行。

第十三條 本辦法由南京市檔案局負責解釋。

第十四條  本辦法自2006年7月30日起施行。

 

 

 

 

 

附錄

實　物　檔　案　目　錄

檔　號	題　　　　　　名	實物來源	形成日期	實物類別	實物數量	保管期限	存放地點	互見號	備　注

 

圖一　實物檔案目錄式樣

 

實　物　檔　案　目　錄

 

 

全宗名稱＿＿＿＿＿＿＿

 

實物類別＿＿＿＿＿＿＿

 

 

 

 

 

 

 

 

圖二　實物檔案目錄封面式樣